Die österreichische Verwaltung setzte mit der Initiative „Digital Austria“ und das 2020 in Kraft tretende e-Government Gesetz einen deutlichen Akzent in Richtung digitaler Transformation.

Auch für die Forschungslandschaft stellen sich Herausforderungen. Einerseits erleichtern digitale Prozesse Kommunikation zwischen Fördergebern, Forschungsstätten, Forschenden und Ministerien und stellen gleichzeitig qualitative, transparente und sichere Informationen bereit. Andererseits bieten sie Potentiale hinsichtlich Ressourcen für Wissenschaft und Forschung, innovative Kooperationsplattformen sowie Synergien zur Stärkung des Forschungsstandorts Österreich.

Ein wesentliches Ziel digitaler Transformation ist die Verfügbarkeit strukturierter, elektronisch gespeicherter Daten, die nur an einer Stelle erfasst werden müssen. Dieses Once-Only-Prinzip ist ein Grundprinzip des EU-eGovernment-Aktionsplans 2016–2020 und auch in Österreich ein Schwerpunkt.

Vor dem RIS Synergy Projekt fanden Dateneingaben der Forschungsinformation (FIS) völlig entkoppelt statt: Forschende mussten einerseits die FIS-Systeme der Forschungsstätten befüllen, um internen Governance-Vorgaben gerecht zu werden und Reporting intern und gegenüber den Ministerien zu gewährleisten. Andererseits wurden diese Daten für das Antragsmanagement in die Systeme der Fördergeber eingetragen. Parallelaktivitäten bestanden auch bei Projektfreigabe- und Reportingprozessen.

Über standardisierte Schnittstellen ist es nun möglich, Zusatzaufwand sowie Fehleranfälligkeit im Zuge der Doppeleingabe zu minimieren und Sicherheits- und Qualitätsansprüche zu implementieren.

Das Projekt gliederte sich in zwei Teilbereiche:

1. Schnittstellen

2. Konzeptstudie Forschungsportal

Schnittstellen

Erster Schritt war die Analysephase von „Schnittstellen“. In sieben Themenarbeitsgruppen (Call-Informationen, Projektstammdaten, Forschungsoutput, Finanzdaten, Organisationsstruktur/Accountmanagement, Standards, Datenmanagement-Pläne) wurden User Stories beschrieben und Use Cases erarbeitet. Die systematisch beschriebenen Use Cases wurden gruppiert sowie auf technische Umsetzbarkeit analysiert und priorisiert, da nicht alle beschriebenen Use Cases innerhalb des Projektes umsetzbar waren.

Im Rahmen des Projektes wurden in einem ersten Schritt folgende Use Cases umgesetzt:

• Programmdaten des Fördergebers zur Verfügung stellen und abrufen und für Forschende zur Verfügung stellen

• Antragsdaten des Fördergebers bereitstellen und abrufen

• Projektdaten des Fördergebers bereitstellen und abrufen

• Mit DOI versehenen Projektoutput der Forschungsstätte bereitstellen und abrufen

• Daten zur Authentifizierung bei Forschungsstätte bereitstellen und abrufen

• Organigramm der Forschungsstätte bereitstellen und abrufen

Diese Use Cases wurden im Rahmen des Projektes umgesetzt. Im laufe des Projektes ergab sich die Möglichkeit weitere definierte Use Cases zu realisieren:

• Pilotierung des FFG Masteraccount für Universitäten
• FUNDify: Tool zur Pflege und Anreicherung von forschungseinrichtungsspezifischen Call-Informationen
• Eingabetool: Vom Fördergeber bereitgestellte Antrags- und Projektdaten können von Universitäten abgerufen, verglichen, angereichert und in das universitätseigene System importiert werden

Im Zuge der Umsetzung wurden Schnittstellen und Tools entwickelt und von definierten Pilotpartnern (Universitäten und Fördergebern) umgesetzt. Im Zuge der Pilotierung erfolgte eine genaue Dokumentation, die es allen österreichischen Forschungsstätten ermöglicht, sich an die Schnittstellen anzubinden und sie zu nutzen.

Konzeptstudie Forschungsportal

Im Rahmen der „Konzeptstudie Forschungsportal“ wurde, unter Berücksichtigung der im Rahmen des Projekts erarbeiteten Schnittstellen, die Basis für ein nationales Forschungsportal erarbeitet.
Umfasst sind folgende Arbeitspakete:

• Analyse

• Themendefinition

• Variantenerstellung

In der Analysephase wurden drei Arbeitsgruppen etabliert:

1. Zielgruppenanalyse

2. Ländervergleich

3. Lessons Learned

Die Ergebnisse der Analysephase definierten die Themen, die weiter beleuchtet werden sollten. Auf deren Basis wurde eine Empfehlung für ein potentielles österreichisches Forschungsportal erarbeitet.